Episode 02|
現場の「記録・報告・共有」を
スムーズにするWeb帳票システム
■ 使用ツール・プラン
GoogleWorkspace Business Standard
App Sheet /Apps Scrip
給湯器の故障や水漏れなど、
お客様の緊急対応が求められる現場に駆けつける、住宅設備メンテナンス会社からのご相談。
「現地で対応することが多いので、営業スタッフはあらかじめ想定される内容の見積書をいくつか作って持参している。ただ、想定外のケースも多く、その場合は一度事務所に戻って見積を作り直す必要がある。」
「現場で内容が追加になったときは、とりあえず手書きで書き足して対応。急な依頼のときはメモ用紙に走り書き、なんてことも。」
「結局、現場対応後に事務所へ戻る手間がどうしても発生してしまい、タイムロスや情報共有ミスの原因になることも多い。」
―― 営業スタッフが現場で受注した内容を、その場でスマホやタブレットから入力し、帳票作成・お客様へのお渡しまで完了できるアプリを開発しました。
こういった仕組みを顧客情報や在庫、価格などの社内データベースと連動させるよう構築すると、現場スタッフは場所を問わず営業対応が行えるようになります。
外出や訪問対応が多く、スピードと正確さが求められる事業主様におすすめの仕組みです。
Before(導入前の課題)
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現地ですぐに対応できるよう、事前に想定される内容の見積書を作成し持参
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改めて見積が必要な場合は帰社してから再作成
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現場対応後に事務所へ戻る必要があるため、タイムロスの原因に
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現場で内容の追加が発生することもしばしば
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その際は手書きで修正対応
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事前に準備できないくらいの急な依頼時は、メモ用紙で対応
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常に情報の抜けや共有ミスのリスクと隣り合わせ

After(導入後の仕組み)
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会社の在庫、価格情報と連動
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AppSheetとApps Scriptを連携し、見積書・契約書(署名付き)・請求書をPDFで自動出力
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お客様にお渡しする帳票はQRコード化
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お客様はその場でスマホから確認・保存可能
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Appsheetの署名機能を利用し、初回の現地確認時に見積〜契約まで完了できる仕組みに
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お客様にも安心感のある対応が実現
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データで完結するため、郵送や再訪問が不要

ポイント
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営業スタッフの業務フローや使用端末を丁寧にヒアリングし、操作性を最適化
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モバイル利用がメインであるため、電波や処理速度の問題も考慮しアクションを細かく組み立てることで解決
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AppSheet単体では難しい処理は GASで補完(アクション制御・PDF生成・セキュリティ設定)
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帳票データは会社の Google Workspace に安全に保存しつつ、外部ユーザーであるお客様には スマホでスムーズに受け取り可能な形で提供
